مساعد إداري

الهدف الوظيفي:
المساعدة في تقديم الأنشطة الإدارية العامة ضمن جهاز أبوظبي للمحاسبة (ADAA) وتنفيذ إجراءات المكتب وفقاً لسياسات وإجراءات جهاز أبوظبي للمحاسبة (ADAA)         .

المهام والمسؤوليات (Key Responsibilities/Duties)

أ. الاستراتيجية والتخطيط:

• المساعدة في تطوير وتنفيذ وتحديث السياسات اليدوية المتعلقة بالقسم، وإجراءات التشغيل، وتفويض السلطة، وأدلة مستخدمي الأنظمة والنماذج القياسية، وضمان التوافق مع سياسات وإجراءات ADAA الشاملة         .
• المساعدة في تطوير وتنفيذ وتحديث الخطط الاستراتيجية والميزانية والمشتريات والخطط التشغيلية للأقسام، وضمان التوافق مع استراتيجية وأهداف الإدارة والقطاع، ورسالة ورؤية ADAA         .
• ضمان تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الفردية لتحسين الكفاءة والفعالية         .

ب. العمليات:

• المساعدة في تسليم أنشطة الإدارة العامة مثل السفر والضيافة، والخدمات اللوجستية والنقل، والبريد وحفظ الملفات، والاجتماعات والفعاليات وغيرها بما يتماشى مع الميزانية والسياسات         .
• توزيع البريد الوارد من مكاتب البريد وشركات الشحن         .
• متابعة جميع طلبات السفر التي يرفعها الموظفون والأطراف المعنية لضمان توافق الطلبات مع سياسات وإجراءات السفر. التنسيق مع وكالات السفر لحجوزات السفر ذات الصلة         .
• المساعدة في تخطيط وتنظيم غرف الاجتماعات أو الأماكن عند الضرورة. تحديث وصيانة سجل حجز غرف الاجتماعات وفقاً لذلك         .
• المساعدة في الأنشطة الكتابية العامة مثل حفظ الملفات، النسخ، إرسال الفاكسات، إدخال/استرجاع البيانات، جدولة الاجتماعات عند الحاجة         .
• التنسيق مع موظفي خدمة التنظيف لضمان بقاء منطقة الاستقبال في مكتب الرئيس نظيفة ومرتبة دائماً         .
• المساعدة في إعداد التقارير والبيانات ذات الصلة عند الحاجة         .

ج. الشؤون المؤسسية:

• ضمان الالتزام والامتثال لجميع سياسات وإجراءات ومبادئ توجيهية ADAA المؤسسية (الموارد البشرية، تقنية المعلومات، المشتريات، المالية، الصحة والسلامة، إلخ)         .
• إعداد المراسلات المتعلقة بالقسم مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والرسائل لضمان الاحترافية واكتمال ودقة المعلومات         .
• الاحتفاظ بالوثائق وحفظ السجلات المادية والإلكترونية المتعلقة بالقسم وحمايتها وأرشفتها وفقاً للسياسات والإجراءات ذات الصلة         .
• الرد على أي استفسارات متعلقة بالقسم وتقديم الدعم المطلوب لوحدات ADAA التنظيمية والموظفين ذوي الصلة عند الحاجة         .
• استخدام التقنيات ذات الصلة المستخدمة داخل ADAA لتحسين كفاءة العمل         .
• إظهار الامتثال لقيم ADAA ومدونة قواعد السلوك والأخلاقيات في جميع الأوقات لدعم تأسيس ثقافة موجهة بالقيم داخل الهيئة         .
• المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع الأخذ في الاعتبار المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية، وخفض التكاليف         .
• التعاون في تطبيق التشريعات والسياسات والإجراءات ذات الصلة بالصحة والسلامة، في أداء الواجبات         .

المتطلبات والمؤهلات (Requirements & Qualifications)

المتطلبات الدنيا:

• المؤهلات الأكاديمية: دبلوم في مجال ذي صلة         .
• الخبرة المهنية: 0 سنوات من الخبرة ذات الصلة         .
• الكفاءة اللغوية: إتقان اللغتين العربية والإنجليزية